Pracownicy w treściach firmy: zgody na wizerunek, RODO i co, gdy ktoś odejdzie

Czy pracodawca potrzebuje zgody na wizerunek pracownika?

Zgoda na wizerunek pracownika jest potrzebna zawsze, gdy firma chce rozpowszechniać zdjęcie, film lub nagranie, na którym pracownik jest rozpoznawalny – w social media, na stronie Kariera, w reklamach czy na plakatach. Bycie pracownikiem nie oznacza zgody na występowanie w treściach firmy.

W employer brandingu ten temat wraca w każdym formacie: Rolce pokazującej kulisy pracy w firmie, wideo rekrutacyjnym, poście o awansie, relacji z wyjazdu integracyjnego. Bez uporządkowanych zgód firma ryzykuje nie tylko spór prawny, ale też kryzys wizerunkowy, gdy była pracownica publicznie poprosi o usunięcie filmu, a firma nie będzie wiedziała, co ma w dokumentach.

Jak treści z udziałem pracowników wpisują się w całą strategię marki pracodawcy, opisujemy w przewodniku employer branding w social media. Ten tekst nie zastępuje porady prawnej w konkretnej sprawie – wzór zgody skonsultuj z prawnikiem lub inspektorem ochrony danych.

Prawo autorskie, RODO i Kodeks pracy: trzy reżimy, jedna zgoda

Wizerunek pracownika chronią jednocześnie trzy grupy przepisów, a dobrze napisana zgoda odpowiada na wymagania wszystkich. Najczęstszy błąd to dokument, który spełnia tylko jedne z nich.

Z RODO wynika jeszcze jedna ważna zasada: zgodę można wycofać w każdej chwili, a wycofanie ma być równie łatwe jak jej wyrażenie. Nie działa wstecz – publikacje sprzed wycofania pozostają zgodne z prawem – ale od tej chwili firma nie może dalej opierać przetwarzania na tej zgodzie.

W relacji pracodawca–pracownik zgoda budzi szczególną ostrożność, bo trudno mówić o pełnej swobodzie, gdy prosi przełożony. Dlatego dobrowolność musi być widoczna w samym procesie: osobny dokument, możliwość wyboru zakresu i realny brak konsekwencji odmowy.

Kiedy zgoda na wizerunek nie jest potrzebna?

Zgoda nie jest potrzebna w kilku wąskich sytuacjach przewidzianych w prawie autorskim, ale w employer brandingu rzadko można się na nie bezpiecznie powołać.

• Szczegół całości. Wizerunek osoby, która jest jedynie elementem większej całości, takiej jak zgromadzenie, krajobraz czy publiczna impreza. Zdjęcie hali targowej z tłumem – tak; zbliżenie pracownika na stoisku – nie. Zasady fotografowania na wydarzeniach opisujemy w tekście o promocji targów pracy.
• Zapłata za pozowanie. Jeśli osoba otrzymała umówioną zapłatę za pozowanie i nie zastrzegła inaczej, zezwolenie nie jest wymagane. Dotyczy to np. modeli w sesji, a nie pracowników, którzy występują w ramach zwykłej pensji.
• Osoba powszechnie znana, jeśli wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych – ten wyjątek zwykle nie dotyczy pracowników firm.

Dwie sytuacje, które często są źle oceniane: 1. Impreza firmowa lub wyjazd integracyjny to wydarzenie zamknięte, a nie publiczna impreza. Zdjęcia, na których widać konkretne osoby, wymagają zgody. 2. Rzecznik prasowy, ambasador marki czy pracownik, którego obowiązkiem jest występowanie w imieniu firmy, może mieć zakres wykorzystania wizerunku opisany w umowie – ale to wyjątek dla wąskiej grupy stanowisk, a nie sposób na obejście zgody wszystkich pracowników.

Wzór zgody na wizerunek pracownika

Wzór zgody na wizerunek pracownika powinien mieć formę osobnego dokumentu z polami do zaznaczenia, a nie jednego zdania „wyrażam zgodę na wykorzystanie mojego wizerunku”. Poniżej struktura, którą możesz dopasować do swojej firmy.

1. Dane stron: imię i nazwisko pracownika, nazwa pracodawcy jako administratora danych.
2. Zakres materiałów: zdjęcia, nagrania wideo, nagrania głosu, wypowiedzi pisemne z imieniem i stanowiskiem (każde do zaznaczenia osobno).
3. Kanały: profile firmy w social media (z listą platform), strona Kariera i strona firmowa, materiały drukowane, prezentacje dla kandydatów i klientów, media zewnętrzne (każdy do zaznaczenia osobno).
4. Płatna promocja: zgoda na wykorzystanie materiałów w reklamach, w tym promowanie postów (osobne pole – część osób zgadza się na post, ale nie na reklamę).
5. Podpisanie imieniem i stanowiskiem: czy firma może podać imię, nazwisko i stanowisko, czy tylko imię, czy nic.
6. Oznaczanie profilu prywatnego: czy firma może oznaczać prywatny profil pracownika w postach.
7. Czas wykorzystania: np. „na okres zatrudnienia i 12 miesięcy po jego zakończeniu” albo „do odwołania”.
8. Nieodpłatność lub wynagrodzenie: czy udział jest nieodpłatny, czy np. za sesję reklamową przysługuje dodatkowa kwota.
9. Dobrowolność: zdanie, że zgoda jest dobrowolna, a jej brak lub wycofanie nie wpłynie na warunki zatrudnienia.
10. Wycofanie: do kogo i jak (np. e-mail do HR), oraz co firma zrobi z materiałami w ciągu określonego czasu.
11. Obowiązek informacyjny RODO: administrator, cel, podstawa, odbiorcy (w tym platformy social media), okres przechowywania, prawa osoby.
12. Data i podpis – papierowy lub elektroniczny, z możliwością pobrania kopii.

Jak pytać o zgodę, żeby była naprawdę dobrowolna?

Zgoda jest naprawdę dobrowolna, gdy pracownik może odmówić bez tłumaczenia się i bez obawy o konsekwencje – i dobrze o tym wie. Sam podpis na formularzu tego nie gwarantuje.

Praktyczne zasady: - Pytaj z wyprzedzeniem, a nie w dniu nagrania przy całym zespole. Przy nowych osobach najlepiej w wiadomości przed startem, z informacją, że odmowa niczego nie zmienia – więcej w tekście o onboardingu w social media. - Nie łącz zgody z dokumentami kadrowymi, które pracownik musi podpisać, ani z umową o pracę. - Pozwól wybrać zakres. Ktoś może chcieć wystąpić w poście na LinkedInie, ale nie w reklamie na TikToku. - Pokaż materiał przed publikacją osobie, która w nim występuje, zwłaszcza przy wideo z wypowiedzią. - Nie pytaj przez przełożonego bezpośredniego, jeśli to możliwe – prośba od zespołu marketingu lub HR mniej przypomina polecenie służbowe.

Udostępnianie postów firmy z prywatnych profili to osobna sprawa. Zasady dobrowolnego udziału pracowników w social media opisujemy we wzorze polityki social media dla pracowników. Jeśli planujesz promować posty pracowników jako reklamy, np. w formacie Thought Leader Ads na LinkedInie, zgoda powinna wprost obejmować płatną promocję.

Co zrobić, gdy pracownik odchodzi lub wycofuje zgodę?

Gdy pracownik odchodzi, zgoda nie wygasa automatycznie, ale firma powinna mieć z góry ustaloną procedurę. Gdy pracownik wycofuje zgodę, procedura musi zadziałać szybko i bez dyskusji.

Procedura w praktyce: 1. HR informuje osobę odpowiedzialną za social media o odejściu pracownika, który występował w materiałach (najlepiej jako stały punkt listy offboardingowej). 2. Social media sprawdza rejestr zgód i listę materiałów z udziałem tej osoby. 3. Reklamy z udziałem pracownika zostają wstrzymane tego samego dnia. 4. HR pyta odchodzącą osobę, czy zgadza się na dalsze wykorzystanie materiałów – wiele osób chętnie zostaje w treściach, zwłaszcza gdy rozstanie było dobre. 5. Odpowiedź zostaje zapisana w rejestrze z datą.

Dobre rozstanie i pytanie zadane z szacunkiem często sprawiają, że były pracownik zostaje ambasadorem firmy – piszemy o tym w tekście o alumni firmy. Materiałów udostępnionych przez innych użytkowników nie usuniesz, ale możesz usunąć oryginał, do którego prowadzą.

Szczególne sytuacje: dzieci, dane wrażliwe, AI i głos

Kilka sytuacji wymaga dodatkowej ostrożności, bo ryzyko prawne i wizerunkowe jest w nich wyższe niż przy zwykłym zdjęciu zespołu.

Dzieci pracowników na pikniku rodzinnym czy w akcji „przyprowadź dziecko do pracy” – zgodę wyrażają rodzice lub opiekunowie prawni, a starsze dzieci warto też zapytać. Rozważ kadry bez twarzy dzieci.

Dane wrażliwe – historia pracownika z niepełnosprawnością, o zdrowiu, wyznaniu czy orientacji to dane szczególnej kategorii. Kodeks pracy pozwala przetwarzać je na podstawie zgody tylko wtedy, gdy pracownik przekazuje je z własnej inicjatywy. Firma nie powinna więc szukać „bohaterów” takich historii, tylko tworzyć przestrzeń, w której ktoś sam zechce opowiedzieć.

Awatary i głos generowane przez AI – stworzenie cyfrowej postaci lub sklonowanie głosu pracownika wymaga osobnej, wyraźnej zgody z opisem, do czego posłuży model i co się z nim stanie po odejściu. Realistyczny materiał trzeba od 2 sierpnia 2026 r. oznaczać jako wygenerowany przez AI – zasady opisujemy w tekście o oznaczaniu treści AI zgodnie z AI Act. Jeśli wizerunek pracownika zostanie wykorzystany w fałszywym nagraniu bez zgody firmy, skorzystaj z procedury zgłaszania deepfake'ów.

Treści tworzone przez pracowników na prywatnych profilach i udostępniane przez firmę to osobna kwestia praw autorskich – podobnie jak przy treściach klientów, opisanych w poradniku o UGC i prawach do treści.

Najczęstsze błędy przy zgodach na wizerunek

Najczęstszy błąd to brak zgody od osób „w tle” – firma zbiera zgodę od bohatera filmu, a w kadrze wyraźnie widać trzy inne osoby z zespołu.

Inne błędy: - Zgoda ustna albo wiadomość „jasne, możesz wrzucić” na komunikatorze, bez zakresu i daty. - Jedno ogólne zdanie bez kanałów, reklam i czasu. - Zgoda jako załącznik do umowy o pracę podpisywany w pakiecie dokumentów. - Brak rejestru – po dwóch latach nikt nie wie, kto na co się zgodził. - Reklama z byłym pracownikiem emitowana miesiącami po jego odejściu. - Zbliżenia z imprezy firmowej publikowane bez pytania, bo „to było na evencie”. - Ignorowanie prośby o usunięcie do czasu, aż osoba napisze o tym publicznie – wtedy sprawa staje się kryzysem, a nie formalnością. Jak w takich sytuacjach działa prawo, opisujemy w tekście o prawie w kryzysie wizerunkowym.

Checklista: zgody i procedura w 10 punktach

Przejdź tę listę przed pierwszą sesją zdjęciową lub nagraniem z pracownikami i raz w roku przy przeglądzie materiałów.

1. Wzór zgody jest osobnym dokumentem z polami dla kanałów, reklam, podpisu i czasu wykorzystania.
2. Wzór zawiera zdanie o dobrowolności i informację, jak wycofać zgodę.
3. Klauzula informacyjna RODO jest częścią dokumentu lub jego załącznikiem.
4. Każda rozpoznawalna osoba w kadrze, także w tle, ma podpisaną zgodę.
5. Rejestr zgód jest aktualny i dostępny dla osób publikujących treści.
6. Zgody obejmujące reklamy są oznaczone osobno.
7. Odejście pracownika uruchamia sprawdzenie materiałów (punkt na liście offboardingowej).
8. Wycofanie zgody jest realizowane w ustalonym terminie, a reklamy są wstrzymywane tego samego dnia.
9. Materiały z AI z wizerunkiem lub głosem pracowników mają osobną zgodę i oznaczenie.
10. Raz w roku przeglądasz stronę Kariera, Wyróżnione i przypięte posty pod kątem osób, które już nie pracują w firmie.

Przy nagraniach dla rekrutacji wykorzystaj też listę kontrolną z poradnika o wideo rekrutacyjnym – obejmuje zgody, muzykę i oznaczanie treści AI.